Zoom, Teams, Hang Out, Webex: we kennen ze ondertussen allemaal veel beter dankzij de vele videocalls, tele-meetings en e-apero’s. Ook voor persbriefings blijken deze virtuele meeting apps best handig. We hebben er zelfs een naam voor, voor zo’n persbriefing-op-afstand: een “pressinar”. En net zoals voor een ‘gewone’ persbriefing, hebben we ook voor een pressinar enkele praktische tips.
Eerst over de inhoud. Die verandert niet en is dezelfde als voor een fysieke persbriefing. De journalisten uitnodigen met een aantrekkelijke tekst, op voorhand en onder embargo materiaal doormailen naar de journalisten, foto en contactgegevens meegeven, jouw boodschap overtuigend overbrengen enz. Dat blijft allemaal hetzelfde. Het is vooral op de vorm dat er moet gelet worden, maar zelfs daar blijven wel wat dingen hetzelfde.
Kleed je zoals je naar een gewone persbriefing zou gaan, en ga niet achter je camera zitten in polo en short. Op een fysieke persbriefing kan je soms gefilmd worden, tijdens een pressinar word je altijd gefilmd: let er dus op dat je geen hemden draagt met fijne lijntjes of ruitjes om “moiré” te vermijden. Wat je boodschap betreft: op om het even welke persbriefing praat je niet enkel met de journalisten, maar via hen met hun lezers en dus jouw klanten. In de virtuele wereld is dat niet anders. Hou daar rekening mee bij het opstellen van je storyline, en het maken van je presentatie en alle bijkomende materialen.
Tijdens een pressinar ben je voortdurend op het scherm, en gaan de kijkers (de journalisten in casu) op de duur letten op details. Zorg dat je achtergrond geen kijkje biedt op je rommelig kantoor. Beter nog: stel zelf een achtergrond in. Best eentje die iets met het thema van de persbriefing te maken heeft. Het is ook een goed idee om twee sprekers te hebben, of minstens een spreker en een moderator. Wanneer de ene uitvalt, kan de andere overnemen. Dit kan gebeuren, en we spreken uit ervaring…
Met een goede voorbereiding kan je vermijden dat één en ander foutloopt. Doe een uurtje op voorhand een “dry run” of algemene repetitie met de sprekers. Dan kan je de verbinding, de achtergrond, het geluid en de interactie testen. Stuur ook een uur voor het pressinar je presentatie door naar de aangemelde journalisten. Indien er dan iets misloopt met het beeld kunnen de deelnemers nog altijd volgen op hun eigen presentatie. En connecteer ook met de sprekers een goede vijf minuten voor de briefing begint. Dat stelt hen alvast op hun gemak. Vergeet niet dat veel sprekers nog nooit op zo’n manier journalisten te woord gestaan hebben, en dat dit voor een zekere stress kan zorgen.
Wat moet je niet doen? Zeker al de briefing niet te lang houden. Een half uur ononderbroken op een scherm zitten turen is voor velen al een opdracht. Ook niet alle deelnemers tijdens de presentatie laten tussenkomen, maar afspreken dat de vragen via de “chat” kunnen gesteld worden en dat er op het einde een vraag-en-antwoord-sessie komt. Vertrouw ook niet blind op je thuis-wifi. Gebruik de goede oude kabelaansluiting als dat kan. Het kan je flink wat frustraties besparen. En daarbij hopen dat het algemene Telenet- of Proximus-netwerk in je buurt niet uitvalt. Dat is dan gewoon pech. In de toekomst worden pressinars het nieuwe normaal, daar zijn we van overtuigd. In de huidige omstandigheden is het een noodzaak, later wordt het een blijvertje. Waarom? Je bespaart veel tijd, verplaatsingen hoeven niet en bijna alle journalisten zijn “tech savy” genoeg om via een pressinar interessante info voor hun lezers te vergaren. Meer is er niet nodig.
C² Virtual Conference “Pressinar”
Op 2 en 9 juni organiseert C² virtuele conferenties waarin de opmars van “pressinars” besproken wordt. Tijdens deze online discussies zullen ervaringen gedeeld worden, samen met enkele tips en tricks over hoe een pressinar te organiseren. De conferenties duren telkens een uur en deelname is gratis.
De eerste conferentie vindt plaats op dinsdag 2 juni, een week later op 9 juni vindt de tweede editie plaats.
