Organiser un événement, une conférence, un meeting ou tout autre happening social, c’est ce que nous faisons depuis 2020 avec les Teams et les Zooms du monde entier. Mais est-ce suffisant ? Car, comme l’ont indiqué WE MEDIA et Thomas More lors de leur session du 27 mai, nous commençons à nous lasser de ces outils.
Nous avons besoin de quelque chose qui soit plus « réel ». Comment organiser un événement social non seulement virtuellement mais aussi « naturellement » ? Quels sont les outils disponibles ? Et quel outil choisissez-vous ? Marc Dupain (WE MEDIA) : « Tout dépend de ce dont on a besoin : tel événement est plus adapté à tel outil et tel autre à tel autre. »
SpatialChat, Streamyard, Meeple, Spatial.io et Altspace VR ont été mentionnés : chacune avec son approche et ses caractéristiques propres, les plateformes d’événements virtuels offrent aux organisateurs des possibilités supplémentaires. L’essentiel est qu’ils imitent tous les aspects physiques d’une salle d’événement ou d’un espace de réunion : se déplacer de A à B, établir un réseau en tête-à-tête ou suivre des sessions parallèles.
Quels avantages ?
Selon Bruno Koninckx (Thomas More), ces plateformes événementielles « donnent davantage le sentiment d’être ensemble et dans le même espace, ce qui augmente l’engagement et l’interaction. »
Un exemple : SpatialChat fonctionne avec un son spatial, qui reproduit très bien la sensation d’une salle d’événement physique. Si vous vous tenez plus loin l’un de l’autre, vous ne pouvez pas vous entendre aussi bien. De cette façon, vous pouvez facilement établir un réseau en tête-à-tête, même si 50 personnes peuvent participer en même temps.
Streamyard facilite l’utilisation de la vidéo. Dries Van Craen (Thomas More) : « Vous organisez un streaming avec différents intervenants avec différents powerpoints à différents endroits. Vous pouvez également diffuser des vidéos préenregistrées : il est donc pratique de combiner un flux en direct et un réglage préenregistré. »
Dans Meeple, un outil flamand, « vous avez une salle d’événements qui donne l’impression que vous pouvez aller dans différentes pièces », explique Bruno Koninckx. Ces salles peuvent avoir différentes fonctions : un hall d’accueil avec votre propre visuel, des salles pour les sessions plénières, des sessions interactives, des salons de réseautage et un bouton supplémentaire qui vous permet d’intégrer du contenu externe.
« Combiner une personne assise derrière son ordinateur portable et une personne participant réellement avec des lunettes VR », c’est ce que vous pouvez faire avec Spatial.io, explique Dries Van Craen. « C’est complètement immersif. » Et vous pouvez vous déplacer. Bruno Koninckx : « Vous créez un avatar à partir d’une photo de vous. C’est une bonne plateforme pour commencer à collaborer avec les gens de manière très concrète. »
Altspace VR de Microsoft « a une orientation spatiale », ajoute Bruno Koninckx. « Ici, on peut aller très loin : dans des espaces, dans des bâtiments, dans de très grands environnements où l’on peut naviguer. Vous pouvez vraiment commencer à construire des campus. Vous pouvez travailler avec des lunettes VR, mais aussi sur des ordinateurs. À terme, il pourrait y avoir une intégration avec Teams. »
Sponsors lors d’événements
Une autre raison d’envisager les outils d’événements virtuels selon Bruno Koninckx : « Pour les personnes qui organisent des événements plus importants, où les sponsors sont impliqués avec leur propre stand ou salle, il est important de leur donner une visibilité en ligne. C’est un point faible de nombreuses plateformes en ligne : les participants ne voient tout simplement pas les sponsors. »
Comment commencer ? Bruno Koninckx : « Si l’on veut en faire un usage plus large, il vaut mieux commencer simple. Apprenez à vous en occuper et faites appel à un professionnel qui sait comment l’utiliser. »
« C’est encore un processus d’apprentissage », déclare Bruno Koninckx. Il est incontestable que nous sommes encore en train de trouver ce qui fonctionne le mieux pour tous nos objectifs virtuels individuels. « C’est un média assez récent. Nous devons encore apprendre à l’utiliser, tant l’organisateur que le visiteur. Cela prendra du temps. »
