Een event, talk, meeting of andere sociale happenings organiseren, dat doen we sinds 2020 met de Teams en de Zooms van de wereld. Maar is dat voldoende? Want zoals WE MEDIA en Thomas More aangeven tijdens hun sessie op 27 mei worden we die tools toch wat beu.
We hebben behoefte aan iets wat ‘echter’ voelt. Hoe kun je een social event behalve virtueel toch ook ‘naturel’ organiseren? Welke tools zijn er voorhanden? En voor welke tool kies je zelf? Marc Dupain (WE MEDIA): “Alles hangt af van waarvoor je het nodig hebt: het ene event past meer bij deze tool en het andere meer bij die tool.”
SpatialChat, Streamyard, Meeple, Spatial.io en Altspace VR werden genoemd: elk met hun eigen insteek en features bieden virtuele eventplatformen aan organisatoren extra mogelijkheden. Het grootste punt is dat ze stuk voor stuk de fysieke aspecten nabootsen van een eventhal of meeting space: bewegen van A naar B, netwerken één-op-één of parallelle sessies volgen.
Welke voordelen?
Die eventplatformen, zegt Bruno Koninckx (Thomas More), “geven meer het gevoel dat we samen zijn en in dezelfde ruimte zitten, wat de betrokkenheid en de interactie verhoogt”.
Een voorbeeld: SpatialChat werkt met spatial audio, wat het gevoel van een fysieke eventhal goed nabootst. Sta je verder van elkaar af, dan hoor je elkaar minder goed. Zo kun je makkelijk één op één netwerken zelfs wanneer er in se 50 aanwezigen tegelijk kunnen deelnemen.
Streamyard maakt het dan weer gemakkelijk om video te gebruiken. Dries Van Craen (Thomas More): “Je zet een streaming op met verschillende sprekers met verschillende powerpoints op verschillende locaties. Je kunt er ook vooraf opgenomen filmpjes mee streamen: dat maakt het handig om een livestream en een vooraf opgenomen setting te combineren”.
In Meeple, een Vlaamse tool, “krijg je een evenementenhal die het gevoel geeft dat je naar verschillende kamers kan gaan”, zegt Bruno Koninckx. Die kamers kunnen verschillende functies hebben: een lobby met je eigen visual, kamers voor plenary sessions, interactive sessions, networking lounges en een extra button waarmee je externe content kunt integreren.
“Combineren met iemand die achter zijn laptop zit en iemand die echt met een VR-bril deelneemt”, dat kun je met Spatial.io, vertelt Dries Van Craen. “Het is volledig immersief.” En je kunt er rondbewegen. Bruno Koninckx: “Je maakt er een avatar op basis van een foto van jezelf. Dit is een goed platform om heel concreet te gaan samenwerken met mensen.”
Altspace VR van Microsoft “heeft een ruimtelijke focus”, vertelt Bruno Koninckx nog. “Hier kun je heel ver in gaan: in ruimtes, in gebouwen, in heel grote omgevingen waarin je kunt navigeren. Je kunt echt campussen gaan bouwen. Je kunt met VR-brillen werken, maar ook op computer. Op termijn zou er een integratie kunnen komen met Teams”.
Sponsors op events
Nog een reden om virtuele eventtools te overwegen volgens Bruno Koninckx: “Voor mensen die grotere events organiseren, waar sponsors met een eigen stand of kamer bij betrokken zijn, is het belangrijk om ook online die visibiliteit te geven. Dat is een pijnpunt bij veel online platformen: de deelnemers zien de sponsors gewoonweg niet.”
Hoe begin je eraan? Bruno Koninckx: “Als je dit ruimer wil gaan gebruiken, dan start je best eenvoudig. Leer ermee omgaan en schakel een professional in die weet hoe hij dit moet gebruiken.”
“Het is nog een leerproces”, zegt Bruno Koninckx. Dat we nog volop op zoek zijn naar wat het beste werkt voor al onze individuele virtuele doelen staat buiten kijf. “Het is een vrij nieuw medium. We moeten er nog mee leren omgaan, zowel de organisator als de bezoeker. Dat zal nog wel eventjes duren.”
